Reorganisatie juridisch zorgvuldig vormgeven | Praktische gids voor werkgevers

Hoe een reorganisatie juridisch zorgvuldig wordt vormgegeven – stappen, aandachtspunten en strategische keuzes

Een reorganisatie is voor iedere ondernemer een ingrijpend traject. Niet alleen omdat het vaak raakt aan mensen die al jaren in dienst zijn, maar ook omdat de juridische eisen complex en precies zijn. Een verkeerde volgorde of een onvolledig dossier kan ertoe leiden dat het UWV geen toestemming geeft voor ontslag of dat een werknemer met succes de gang naar de rechter maakt.

In mijn praktijk begeleid ik werkgevers regelmatig bij reorganisaties binnen kleinere en middelgrote ondernemingen – organisaties die vaak geen eigen HR-afdeling hebben, maar wel te maken krijgen met structurele veranderingen. Denk aan het wegvallen van een belangrijke locatie, een teruglopende omzet of de noodzaak om kosten te reduceren.

Hieronder beschrijf ik de belangrijkste stappen en aandachtspunten in zo’n proces, bezien vanuit de samenwerking tussen advocaat en cliënt (de werkgever).

1. De aanleiding concreet maken

Een reorganisatie begint niet met het ontslag, maar met de onderbouwing van de bedrijfseconomische noodzaak. Dat kan een sluiting van een vestiging zijn, een structurele daling in omzet, of het vervallen van werkzaamheden. Als advocaat help je de ondernemer die reden scherp en feitelijk te formuleren.

Belangrijk is dat die onderbouwing consistent is in de interne communicatie, richting werknemers én richting het UWV.

2. Analyse van functies en uitwisselbaarheid

Vervolgens wordt bepaald welke functies daadwerkelijk komen te vervallen. Daarbij is van belang of er sprake is van uitwisselbare functies. Alleen werknemers die onderling uitwisselbaar zijn, worden in de afspiegeling meegenomen.
Het toepassen van het afspiegelingsbeginsel vereist dat het volledige personeelsbestand wordt geïnventariseerd met per werknemer de gegevens over leeftijd, functie en datum indiensttreding. Een overzichtelijke Excel is hier onmisbaar.

3. Raadpleging van het personeel

Voordat het UWV een ontslagaanvraag inhoudelijk behandelt, moet de werkgever aantonen dat het personeel of – indien aanwezig – de personeelsvertegenwoordiging is geïnformeerd.
Bij kleinere organisaties gebeurt dit vaak via een personeelsvergadering of een Teams-bijeenkomst. Het UWV verlangt slechts dat de raadpleging kan worden aangetoond, bijvoorbeeld met een kort verslag of e-mailnotitie.

4. Twee routes: vaststellingsovereenkomst of UWV

De meest harmonieuze route is het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst (VSO) aan de betrokken werknemers. Daarmee eindigt de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden en ontvangt de werknemer de transitievergoeding.
Als de werknemer niet wil tekenen, kan de werkgever het ontslag via het UWV Werkbedrijf laten toetsen op de zogeheten a-grond (bedrijfseconomische redenen).
Bij een UWV-ontslag is geen ontslagvergoeding verschuldigd; de werknemer kan dan nog wel naar de kantonrechter om die alsnog te vragen, maar dat komt zelden voor als het dossier goed is opgebouwd.

5. De VSO: zorgvuldigheid en helderheid

Een goed opgestelde VSO regelt niet alleen de beëindigingsdatum en de vergoeding, maar ook praktische zaken als vrijstelling van werkzaamheden, finale kwijting en de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen.

De toon van de communicatie is hier belangrijk: de werknemer moet het gevoel hebben dat de beëindiging onvermijdelijk is, maar ook dat die netjes wordt afgewikkeld.

6. Communicatie en timing

Een reorganisatie staat of valt met timing. Het UWV moet de informatie volledig en juist ontvangen, maar ook de werknemers moeten tijdig zijn geïnformeerd. De advocaat bewaakt dat deze lijnen synchroon lopen.

Een strategische volgorde – eerst het interne overleg, dan het aanbieden van de VSO, vervolgens de melding aan het UWV – voorkomt vertraging en discussie achteraf.

7. Afronding en nazorg

Na afronding van de gesprekken en de eventuele UWV-procedure volgt vaak nog een fase van afronding: uitbetaling van de vergoeding, het administratief afsluiten van de dienstverbanden en het bewaken van termijnen.

Een zorgvuldig opgestelde vaststellingsovereenkomst voorkomt geschillen over de eindafrekening, vakantiedagen of de berekening van de transitievergoeding.

Tot slot

Een reorganisatie is geen standaardproces. Iedere onderneming is anders, en elk personeelsbestand vraagt om maatwerk. Juist daarom is het cruciaal dat ondernemer en advocaat vanaf het begin samen optrekken: de ondernemer levert de bedrijfseconomische en personele feiten, de advocaat vertaalt die naar een juridisch sluitend en praktisch uitvoerbaar traject.

Die combinatie – zakelijk nuchter en juridisch zorgvuldig – maakt dat een reorganisatie niet alleen juridisch houdbaar is, maar ook met respect voor de betrokken mensen wordt uitgevoerd.